Utbildning och dialog kring offentlig upphandling

Under Upphandlingsdagen 2012 bjöd Norrbottens Upphandlingsråd tillsammans med Företagsbolaget, Gällivare kommun och Norrbottens Handelskammare in till utbildning och dialogmöte för små- och medelstora företag samt upphandlande myndigheter. Dagen bjöd på kompetenshöjande insatser i ämnet offentlig upphandling ledda av experter inom området.

Theresa Hägglund, upphandlare, och Victoria Arenbro-Forsberg, upphandlingschef, båda från NLL berättade om den juridiska aspekten och poängterade att det framgår av förfrågningsunderlaget vilka krav som ska uppfyllas för att ett anbud ska antas, s.k. skall-krav. Man ska också kontrollera utlagt förfrågningsunderlag löpande under en pågående upphandling då det kan hända att underlaget kompletteras.

— Om skall-kraven inte uppfylls så är upphandlaren enligt lag tvingad att förkasta anbudet. Se till att rätt person, firmatecknaren, skriver under och gå igenom allt en extra gång för att se att alla rutor är korrekt ifyllda, sa Victoria Arenbro-Forsberg.

— Det skapar möjligheter för dem som håller sig à jour inom området offentlig upphandling men det blir också svårare för de som inte hänger med i hur lagar och förordningar förändras, sa Andreas Lind, VD Norrbottens Handelskammare.

Offentlig upphandling är ofta kantad med problematik och omgärdas av överprövningar men ibland blir det väldigt lyckat. Theresa Hägglund, NLL, gjorde enligt juryn för Handslaget 2011 års bästa upphandling. I NLLs senaste livsmedelsupphandling ville man öppna upp för fler små- och medelstora företag att lämna anbud där det under en lång period endast hade funnits en anbudsgivare.

Theresa Hägglund, upphandlare NLL.— Upphandlingen delades upp i stora och små produktområden och ett antal praktiska krav sänktes på leverantörerna. Idag har flera lokala leverantörer fått avtal och vi fick en större andel ekologiska varor vilket var några av målen med upphandlingen. Intern öppenhet till förändring är viktig för att det ska bli så bra som möjligt för både leverantörer och beställaren, berättade Theresa Hägglund.

Maine Granström, resebyråchef, NEX Resebyrå berättade hur hon jobbar med offentliga upphandlingar och betonade vikten av att vara påläst och vara ute i god tid. Maine gav rådet att besöka nyckelpersoner i verksamheten som ska nyttja varan eller tjänsten, alltså att inte vända sig till inköpsavdelningen. Då kan man få reda på vad som fungerar bra eller mindre bra i befintliga avtal och få värdefull kunskap om deras behov.

— Det är roligt att jobba med upphandlingar för de är väldigt strukturerade. Analysera vilka avtal som är intressanta för just er, ställ frågor och bevaka om andra företag ställer frågor där ni kan få värdefull information. Det är också viktigt att identifiera behovet av resurser så att man klarar av att leverera det som efterfrågas om man vinner anbudet, sa Maine Granström.

Christian Sundvall, upphandlingsansvarig på Gällivare kommun.

Gällivare kommuns centrala inköpsfunktion genomför idag ca 70 upphandlingar för ca 250 miljoner kronor per år vilket beräknas öka i och med samhällsomvandlingen. Ungefär 50 % av de tecknade ramavtalen är lokala. Dagen avslutades med ett dialogmöte mellan utbildarna, företagare, politiker, kommunala tjänstemän samt representanter från de kommunala bolagen. Här diskuterade det dryga 40-talet deltagare bl.a. hur det ser ut lokalt idag, kommande upphandlingar, problematik kring överprövningar och hur parterna ska kunna bli bättre tillsammans med fortsatt dialog.

Läs mer på: www.gellivare.se/upphandlingar, www.upphandlingsstod.se och www.foretagsbolaget.se

Foto: Daniel Olausson / Media Tales